Kann ein Unternehmen auf Emails verzichten?

Nico —  2.12.2011

email then and nowDie Meldung, daß Atos künftig auf Email verzichten will, machte vor ein paar Tagen die Runde im Netz:

One of the largest information technology companies in the world is to ban e-mails – because it says 90 per cent of them are a waste of time.

The extraordinary measure was announced by Atos, which employs almost 80,000 people in 42 countries including Britain.

It believes that too many of them waste hours dealing with irrelevant e-mails, so wants them phased out within 18 months.

Das finde ich eine sehr spannende Entwicklung. Ich denka ja immer noch, daß das Telefon ein viel schlimmerer Zeitkiller ist, weil es eben nicht asynchron funktioniert, sondern immer eine Person aus einer Tätigkeit herausgerissen wird, es sei denn, man verabredet ein Telefonat.

Eine Ursache für die Flut von Emails in großen Organisationen ist sicherlich das sehr bekannte „Cover your ass“-Phänomen, das dazu führt, daß immer Kollegen und Vorgesetzte mit in den Email-Verteiler aufgenommen werden, um zu zeigen, daß man sich um ein Thema kümmert. Daraus resultieren dann gleich dutzende überflüssige Emails, die sich zu hunderten von Emails am Tag summieren. Die Email an sich kann sehr effizient sein, wenn man eine gewisse Kommunikationsdisziplin einhält. Allerdings finde ich auch, daß kurze Chats viel schneller zur Klärung von Sachverhalten führen können als längliche Emails, wobei wir dann aber wieder beim Synchronitätsthema wären.

Wenn man jetzt aber attestiert, daß Email ein Zeitkiller in Unternehmen ist, was ist dann die Lösung? Email ist als Trägermedium für nahezu alle Informationen im Unternehmenskontext etabliert, das Verhalten der Leute mal eben zu ändern, ist nicht leicht. Zwar gibt es mittlerweile viele tolle Tools, mit denen sich große Organisationen organisieren können, von Google Apps über Podio, Huddle, Basecamp hin zu Yammer, um nur eine kleine Auswahl zu nennen, aber spätestens, wenn die Kommunikation mit Personen außerhalb des Unternehmens funktionieren soll, wird dann doch wieder zur Email gegriffen werden.

Ich glaube nicht, daß Email an sich das Problem ist, sondern daß es die Unternehmenskultur ist, die zu einer Unbenutzbarkeit von Email führt.

7 responses to Kann ein Unternehmen auf Emails verzichten?

  1. Projektierer 2.12.2011 at 7:23

    Hallo Nico, mit „Unternehmenskultur“ hast Du es politisch korrekt getroffen. Man kann es aber auch „den CC Wahnsinn“ beschreiben: Jeder (Sorry) Verlautbarungsfurz wird an Riesenverteiler gesendet, um blos niemanden zu übergehen. So entstehen Maileingänge, die kaum handhabbar sind. Statt eMail zu verbieten, wäre eine „Unternehmenskultur“ des Nachdenkens hilfreicher. Wenn man die Verteiler inteligen wählt (und zwar alle!), dann wäre schon eine große Reduktion zu spüren. lG Stephan

  2. ambconsult 2.12.2011 at 8:09

    Ich stimme euch beiden zu – allerdings glaube ich auch, dass es bessere Lösungen als die Email für einen effizienten Austausch an informationen und vor allem Wissen gibt. Den gerade dieses Gefühl, dass alle informiert sein sollen fuhrt ja zu der bekannten Cover my Ass Strategie vieler Kollegen. Daher: ein umdenken in Richtung orga-Tools (intern wie extern) wie yammer, Chatter etc im Mix mit einem überlegten nutzen der Email würde uns allen helfen.
    Für mich ist das Beispiel Facebook im Privaten immer wieder Vorbild – meine privaten Emails sind derart zurück gegangen, dass ich mir sowas im business auch vorstellen kann.

  3. Cover your ass, ist ein Grund für die Mailflut, auch weil man nie genau weiss wer alles mit im Boot sitzen soll. Aber soweit ich den Bericht verstanden habe wollen die ja nicht komplett auf Email verzichten sondern einfach konsequent den nächsten Schritt machen und ein internes Social Media nutzen (tolle Erkenntnis, äh wie lange gibt es schon Intranets?). Dort hat man dann zum Glück weniger Probleme damit Nachweise zu führen wer wann welche Information zur Verfügung gestellt hat.

    Ich finde übrigens das kurze Telefonat führt häufig schneller zum Ziel, getreu dem Motto: „Wir sollten mehr miteinander Reden und weniger Kommunizieren.“

  4. Von einem Unternehmnen hab ich ne gute Regelung gehört:

    – Wer in Folge iner email etwas TUN muss, kommt auf cc:

    – wer nur informiert werden sollte, auf bcc:

    – wer da Mist baut, zahlt 5 EUR

    – das gibt dann (einen Zuschuss zum) Betriebsaufsflug

    Selbst wenn man einer Person, die NUR das Management der Strafzahlungen macht ein volles Gehalt zahlt, kommt das wahrscheinlich unterm Strich ganz gut raus ;)

    Als User baut man dann einfach einen Filter

    – Mails bei denen ich im To bin

    – Mails bei denen ich im cc: bin

    – Mails aus der Firma oder von Kunden, bei denen ich weder im to: noch im cc: bin (einen Kunden einzupflegen dauert max 1 Min)

    Ich verzichte allerdings lieber auf Fax ;)

  5. Ich glaub das E-Mail das Problem ist und nicht die Unternehmenskultur. Jeder nutzt es weil es einfach da ist. E-Mail ist für den Betrieb heute nicht mehr länger Stand der Technik. Das wäre, wie wenn man heute auf der einen Seite mit einem Ford T Modell herumfahren würde und auf der anderen Seite über die hohen Verbrauch und die großen Umweltschäden die das Fahrzeug anrichtet schimpfen würde. Macht auch keiner. Wir haben nur eben leider den Schritt in Richtung moderene Techniken vergessen was digitale Kommunikation angeht.

  6. Ich glaub das E-Mail das Problem ist und nicht die Unternehmenskultur. Jeder nutzt es weil es einfach da ist. E-Mail ist für den Betrieb heute nicht mehr länger Stand der Technik. Das wäre, wie wenn man heute auf der einen Seite mit einem Ford T Modell herumfahren würde und auf der anderen Seite über die hohen Verbrauch und die großen Umweltschäden die das Fahrzeug anrichtet schimpfen würde. Macht auch keiner. Wir haben nur eben leider den Schritt in Richtung moderene Techniken vergessen was digitale Kommunikation angeht.

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  1. Noch 148 Mails checken, wer weiß was mir dann noch passiert | Die Sendung mit dem Internet - 4.01.2012

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