Der Email-Wahnsinn über alles

Nico —  27.11.2012 — 12 Comments

handelsblattemailwahnsinnDas Handelsblatt hat heute mit der Schlagzeile “Der Email-Wahnsinn” aufgemacht (das weiss ich nur, weil ich frühmorgens im Bahnhofskiosk stand) und reisst den Artikel wie folgt an:

Täglich werden im Geschäftsverkehr weltweit 89 Milliarden Emails verschickt.Um die Überflutung einzudämmen, greifen Firmen zu Gegenmaßnahmen. VW, Telekom und Daimler schränken den Mail-Verkehr von Mitarbeitern drastisch ein.

Ich glaube ja, dass das Problem der Email-Flut in großen Unternehmen doppelt hausgemacht ist. Auf der technische Ebene werden oftmals weitverbreitete, aber mediokre Produkte eingesetzt, die versuchen, Nutzer ein Verhalten aufzudrücken, das zur Philosophie des Produktes passt, aber nicht unbedingt zur Arbeitsweise der Nutzer. Hinzu kommen die Klassiker wie AW:, die immer noch das Threading von Emails durcheinanderbringen und allgemein Chaos bei der Kommunikation auslösen. Aber auch murksige Kalendertools, übereifrige Projektplan-Alerts oder Verpeiltheit der Nutzer (“wo war noch mal das Meeting?”, “wie ist Deine Telefonnummer?”, “wer bin ich und wenn ja wie viele?”, “in welchem Meeting bist du so?”) sorgen immer wieder für vermeidbare Emails.

Die andere Ebene ist die weit verbreitete Cover your Ass Mentatlität in großen Unternehmen. Man schreibt immer Emails an alle, die man kennt, dann wissen auch alle, dass man gerade etwas arbeitet. So macht der einzelne Mitarbeiter nichts falsch und kann immer sagen “ich habe Sie doch informiert!”, sollte es mal zu Schwierigkeiten im Projekt kommen. Andersherum bestehen Vorgesetzte gerne darauf, immer ins cc: genommen zu werden, damit sie stets informiert sind. Was für ein Unfug. Die einen schreiben Emails, um zu zeigen, dass sie produktiv sind und die anderen wollen die Emails haben, um zu zeigen, dass sie alles im Blick haben. Im Endeffekt schreiben sich alle fleissig überflüssige Emails und wissen nicht mehr, wie sie das Relevante herausfiltern sollen. Folgerichtig werden die Emails ignoriert, die eigentlich hätten gelesen werden sollen, oder man wühlt sich stundenlang durch einen Thread, nur um festzustellen, dass die relevante Info irgendwo im AW:-Nebenthread gelandet ist.

Die Lösung: fasse dich kurz, aktualisiere Deine Tools, schicke nur unvermeidbare Emails. Leichter gesagt als getan, oftmals haben die Mitarbeiter keine Wahl, bei dem Zirkus mitzumachen.

Aber es gibt noch eine dritte Ebene, nämlich die der Erwartungshaltung an die Mitarbeiter, länger als zu den normalen Arbeitszeiten erreichbar zu sein, weil mittlerweile flexiblere Arbeitszeitmodelle möglich sind. Da trifft dann oftmals eine gewisse Erwartung auf einen Hang zur Selbstausbeutung und schon wird beim Abendessen dienstlich gemailt. Ich glaube, dass im Kern die spürbare Überlastung durch Emails auch daher kommt, dass man sich immer mehr von einer Welle von Emails durch den Tag treiben lässt und meint, man kann ja noch mal schnell antworten. Schwupps, ist der nötige Entspannungsmoment dahin und man ist wieder im Arbeitsmodus. Klar, wir lieben alle unsere Arbeit, aber wenn man nicht mehr abschalten kann, dann geht das zu Lasten unserer Produktivität und vor allem unserer Produktivität. Nur, wie wir damit umgehen, das haben wir noch nicht in der passenden gesellschaftlichen Breite diskutiert. Ich habe für mich erst einmal technische Möglichkeiten eingesetzt, um nicht dauernd am iPhone zu hängen und zu mailen. Jaja, lacht nur, aber es könnte echt noch schlimmer sein bei mir, als es aktuell ist. Ich lasse durch Sanebox alles wegfiltern, was nicht relevant ist. Und sicherlich noch etliches, was relevant sein könnte, aber es nicht durch die Filter schafft. Ausserdem habe ich beim iPhone den “Nicht stören”-Modus aktiviert, der ab einer bestimmten Uhrzeit alle Anrufe wegblockt von Leuten, die nicht auf meiner Favoritenliste stehen.

Und, klappt das? Haha, nein, wie ein Drogensüchtiger auf Turkey checke ich trotzdem das letzte Mal vorm Licht ausmachen und das erste Mal sofort nach dem Aufwachen meine Mails. Und ich antworte auch weiterhin auf viel zu viele Mails viel zu schnell. Wenn ich mal kein Netz habe, werde ich unausstehlich und drücke noch öfter auf den Reload-Button oder starte Geräte neu. Aber ich weiss, dass ich jederzeit damit aufhören könnte. Wirklich.

12 responses to Der Email-Wahnsinn über alles

  1. Man muss einfach lernen nicht ständig erreichbar zu sein und seine Gewohnheiten ändern. Die Welt geht deserwegen nicht unter und auch die Arbeit ist dann immer noch da. Sehr schön zusammengefasst.

  2. Wir alle sollten den Mut haben, oefter mal die Off-Taste am Handy, Laptop oder PC zu druecken. Unerreichbarkeit muss auch mal moeglich sein. Vor Erfindung des Dauer-Standbys ist die Welt auch nicht untergegangen.

  3. Wie hieß es kürzlich: “Wer früher auf dem Schulhof petzte, setzt heute den Cheff cc:!” ?! :-)

    Meine Meinung zu dem Thema: http://www.onchestra.com/blog/p/4-tipps-e-mail-flut-bewaeltigen

    Und ja, ich bin dank meiner eigenen Tipps jetzt E-Mail-Abarbeitungsprofi. Wirklich. ;)

  4. Was jetzt vielleicht auch im HB-Artikel stand, wir aber dank Archiv Paywall und wg tl;dr nicht so schnell erfahren werden: der TED Kurator Chris Anderson hatte in einem Blogpost im Juni 2011 kollektiv über E-Mail gelästert und eine “email charter” http://emailcharter.org/ verfasst, um genau diesem Dilemma vorzubeugen. Dabei geht es weniger um die von Dir beschriebene Arbeitszeit am WE (~ Familienvater aufm Sofa um 19:55 am Sonntag Abend, der noch “mal eben schnell” seine Mails aufm Blackberry checkt) oder die unangepasste Arbeitsweise an das moderne Mittel E-Mail, als vielmehr um eine Liste mit 10 Punkten, die man beim Bearbeiten von E-Mails beachten sollte. U.a. ein [EOM] – end of message, [NNTR] – no need to reply oder aussagekräftige Betreffzeilen. Oder dass E-Mails so eine Bringschuld darstellen und jeder anklickbare Link auch angeschaut werden muss.

    Für mich war Twitter der Auslöser, dass man von romanartigen E-Mails weg zu kurzen Ansagen hin genauso viel erreicht. Und aus eigener Erfahrung weiß ich jetzt auch, dass sich viele Chefs auch in 2012 und Zeiten von iPads & Co. immer noch alle E-Mails ausdrucken und als Tagesmappen zusammenstellen lassen.

  5. Das ist aber nur die halbe Miete… Wenn Hr Durchschnittsmitarbeiter zu Hause angekommen ist und seine berufliche Emails gemacht hat, wie viel Zeit verbringt er dann noch privat auf Twitter, Facebook, usw. ? Wann nimmt er sich die Zeit in Ruhe zu essen und zu schlafen??? Ist es zu viel des Guten?

    Ich habe mich hierzu vor ein paar Tagen Gedanken gemacht: http://blog.ts.fujitsu.com/face2fujitsu/?p=5288

  6. aprojektbezogene E-Mails können signifikant reduziert werden. Wir versuchen bei uns, möglichst viele Projekte über browserbasierte Tools (z.B. Confluence) zu steuern und auch die Kommunikation dorthin zu verlagern. Fragen werden dort gestellt, einzelne Projektmitarbeiter zu Antworten aufgefordert und Antworten dort abgegeben. Damit kommen zwar noch Alert-Mails, aber der Inhalt liegt immer sauber chronologisch auf der Plattform. Für Projekte perfekt.

  7. Tipps über die Gefährlichkeit des Saufens von einem Säufer. Das hat was.

  8. Kleiner Besserwisser-Kommentar: der Duden würde E-Mail mit Bindestrich und großem M schreiben. Ansonsten: eine vernünftig ausgefüllte Signatur erspart schon 95% der lästeigen Nachfragen.

  9. Wenn wir privat immer weniger über E-Mail, dafür aber immer mehr über andere Kanäle kommunizieren, warum ist dann die E-Mail im Business immer noch die 1. Wahl?

    Unsere 5 Cents dazu: http://blog.social-pm.com/enterprise-social-networks/

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