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handelsblattemailwahnsinnDas Handelsblatt hat heute mit der Schlagzeile “Der Email-Wahnsinn” aufgemacht (das weiss ich nur, weil ich frühmorgens im Bahnhofskiosk stand) und reisst den Artikel wie folgt an:

Täglich werden im Geschäftsverkehr weltweit 89 Milliarden Emails verschickt.Um die Überflutung einzudämmen, greifen Firmen zu Gegenmaßnahmen. VW, Telekom und Daimler schränken den Mail-Verkehr von Mitarbeitern drastisch ein.

Ich glaube ja, dass das Problem der Email-Flut in großen Unternehmen doppelt hausgemacht ist. Auf der technische Ebene werden oftmals weitverbreitete, aber mediokre Produkte eingesetzt, die versuchen, Nutzer ein Verhalten aufzudrücken, das zur Philosophie des Produktes passt, aber nicht unbedingt zur Arbeitsweise der Nutzer. Hinzu kommen die Klassiker wie AW:, die immer noch das Threading von Emails durcheinanderbringen und allgemein Chaos bei der Kommunikation auslösen. Aber auch murksige Kalendertools, übereifrige Projektplan-Alerts oder Verpeiltheit der Nutzer (“wo war noch mal das Meeting?”, “wie ist Deine Telefonnummer?”, “wer bin ich und wenn ja wie viele?”, “in welchem Meeting bist du so?”) sorgen immer wieder für vermeidbare Emails.

Die andere Ebene ist die weit verbreitete Cover your Ass Mentatlität in großen Unternehmen. Man schreibt immer Emails an alle, die man kennt, dann wissen auch alle, dass man gerade etwas arbeitet. So macht der einzelne Mitarbeiter nichts falsch und kann immer sagen “ich habe Sie doch informiert!”, sollte es mal zu Schwierigkeiten im Projekt kommen. Andersherum bestehen Vorgesetzte gerne darauf, immer ins cc: genommen zu werden, damit sie stets informiert sind. Was für ein Unfug. Die einen schreiben Emails, um zu zeigen, dass sie produktiv sind und die anderen wollen die Emails haben, um zu zeigen, dass sie alles im Blick haben. Im Endeffekt schreiben sich alle fleissig überflüssige Emails und wissen nicht mehr, wie sie das Relevante herausfiltern sollen. Folgerichtig werden die Emails ignoriert, die eigentlich hätten gelesen werden sollen, oder man wühlt sich stundenlang durch einen Thread, nur um festzustellen, dass die relevante Info irgendwo im AW:-Nebenthread gelandet ist.

Die Lösung: fasse dich kurz, aktualisiere Deine Tools, schicke nur unvermeidbare Emails. Leichter gesagt als getan, oftmals haben die Mitarbeiter keine Wahl, bei dem Zirkus mitzumachen.

Aber es gibt noch eine dritte Ebene, nämlich die der Erwartungshaltung an die Mitarbeiter, länger als zu den normalen Arbeitszeiten erreichbar zu sein, weil mittlerweile flexiblere Arbeitszeitmodelle möglich sind. Da trifft dann oftmals eine gewisse Erwartung auf einen Hang zur Selbstausbeutung und schon wird beim Abendessen dienstlich gemailt. Ich glaube, dass im Kern die spürbare Überlastung durch Emails auch daher kommt, dass man sich immer mehr von einer Welle von Emails durch den Tag treiben lässt und meint, man kann ja noch mal schnell antworten. Schwupps, ist der nötige Entspannungsmoment dahin und man ist wieder im Arbeitsmodus. Klar, wir lieben alle unsere Arbeit, aber wenn man nicht mehr abschalten kann, dann geht das zu Lasten unserer Produktivität und vor allem unserer Produktivität. Nur, wie wir damit umgehen, das haben wir noch nicht in der passenden gesellschaftlichen Breite diskutiert. Ich habe für mich erst einmal technische Möglichkeiten eingesetzt, um nicht dauernd am iPhone zu hängen und zu mailen. Jaja, lacht nur, aber es könnte echt noch schlimmer sein bei mir, als es aktuell ist. Ich lasse durch Sanebox alles wegfiltern, was nicht relevant ist. Und sicherlich noch etliches, was relevant sein könnte, aber es nicht durch die Filter schafft. Ausserdem habe ich beim iPhone den “Nicht stören”-Modus aktiviert, der ab einer bestimmten Uhrzeit alle Anrufe wegblockt von Leuten, die nicht auf meiner Favoritenliste stehen.

Und, klappt das? Haha, nein, wie ein Drogensüchtiger auf Turkey checke ich trotzdem das letzte Mal vorm Licht ausmachen und das erste Mal sofort nach dem Aufwachen meine Mails. Und ich antworte auch weiterhin auf viel zu viele Mails viel zu schnell. Wenn ich mal kein Netz habe, werde ich unausstehlich und drücke noch öfter auf den Reload-Button oder starte Geräte neu. Aber ich weiss, dass ich jederzeit damit aufhören könnte. Wirklich.